HP

Analyysin teki Appwesome

Hei siellä! Tänään haluan kertoa teille sovelluksesta nimeltä HP Smart, joka on pelastanut minut useammin kuin kerran, varsinkin kiireisinä päivinä, kun tulostin päättää toimia kuin se olisi oma elävä olentonsa.

Ensin kannattaa miettiä, mitä haluaa tulostusketjulta

Ennen sovelluksen avaamista mietin yleensä, mitä olen oikeastaan tekemässä: pitääkö paperi saada nopeasti tulostimesta, tallentaa allekirjoitettu lomake digitaaliseksi vai lähettää asiakirja eteenpäin? Näiden tehtävien pitäminen samassa työnkulussa on HP Smartin vahvuus. Se on HP Inc:n tuottavuussovellus, ja sen perusajatus on helpottaa yhteyttä HP-tulostimen ja puhelimen tai tabletin välillä. Kun tulostin on jo osa kotia tai työpistettä, erillistä tietokonetta ei tarvitse ottaa esiin jokaista pientä tulostusta varten.

Minusta sovellus toimii parhaiten, kun sen rooli on selkeä: se ei ole yleinen tiedostonhallinta eikä korvaa kaikkia toimisto-ohjelmia, vaan toimii käytännöllisenä väylänä tulostimen ja mobiililaitteen välillä. Jos tulostan vain satunnaisesti, voin avata sen vasta tarpeen tullen. Jos taas skannaan ja tulostan viikoittain, sen paikka puhelimessa säästää turhia välivaiheita. Tällainen rajattu tehtävä tekee siitä hyödyllisemmän kuin sovellus, joka yrittää olla kaikkea kaikille.

Arjen kannalta olennaista on myös se, että puhelimesta lähtevä työ kannattaa järjestää ennen tulostamista. Tarkistan ensin, että käsillä on oikea tiedosto ja että se avautuu kunnolla. Sen jälkeen päätän, tarvitsenko paperikappaleen vai digitaalisen kopion. Tämä pieni rutiini ehkäisee yleistä virhettä: tulostan kiireessä väärän version, koska tiedostoja on useassa paikassa tai niiden nimet ovat epäselviä. HP Smart helpottaa viimeistä vaihetta, mutta selkeä kansiorakenne ja järkevät tiedostonimet ovat edelleen käyttäjän vastuulla.

Mikä on HP Smart?

Jos et ole vielä kuullut, HP Smart on HP:n kehittämä sovellus, joka yhdistää tulostimesi suoraan älypuhelimeesi tai tablettiisi. Tämä tarkoittaa, että voit tulostaa, skannata ja jakaa asiakirjoja suoraan laitteeltasi ilman tarvetta monimutkaisille kaapeleille tai tietokoneelle. Se on kuin pieni taskuassistentti kaikille tulostustarpeillesi.

Sovelluksen hyöty näkyy etenkin silloin, kun paperinen ja digitaalinen työ limittyvät. Esimerkiksi täytetty lomake voidaan skannata puhelimella ja tallentaa tai jakaa, kun taas sähköpostiin tullut ohje tai koulutehtävä voidaan lähettää tulostettavaksi ilman, että tiedostoa ensin siirretään tietokoneelle. Tämä ei poista tarvetta tarkistaa asiakirjaa ennen jakamista, mutta lyhentää siirtymää tehtävästä toiseen.

HP Smart on ilmainen, sen ikäluokitus on PEGI 3 ja sovelluksen nykyinen versio on 20.2.0.6076. Se on ollut saatavilla 21.11.2012 lähtien, ja sitä kehittää HP Inc. Käyttäjien keskimääräinen arvosana on 4,2, ja arvioita on kertynyt noin 893 tuhatta. Asennuksia on yli 100 miljoonaa, mikä kertoo laajasta käytöstä, vaikka suuri suosio ei tietenkään yksin takaa, että sovellus sopii jokaiseen tulostusympäristöön.

Käyttöönotto ja ensimmäiset vaikutelmat

Kun latasin sovelluksen ensimmäistä kertaa, olin hämmentynyt siitä, kuinka helppoa oli yhdistää se tulostimeeni. Sovellus opasti minut vaihe vaiheelta prosessin läpi, ja ennen kuin huomasinkaan, olin valmis tulostamaan. Yhteys oli vakaa, ja sovellus jopa päivitti tulostimeni firmwarea ilman minkäänlaista päänsärkyä.

Käyttöönottoa ei silti kannata ajatella asiana, jonka voi aina tehdä samalla tavalla kaikissa kodeissa. Puhelimen, tulostimen ja käytössä olevan verkon pitää olla keskenään sopivassa tilanteessa, ja jos laite ei löydy heti, ensimmäinen järkevä askel on tarkistaa, että tulostin on käynnissä ja verkkoon yhdistetty. Sen jälkeen sovelluksen ohjeita on helpompi seurata kuin kokeilla summittaisesti eri asetuksia. Jos tulostin on yhteiskäytössä, kannattaa lisäksi sopia, kuka hoitaa alkuasetukset ja millä laitteilla sitä käytetään, jotta perheenjäsenet eivät tee päällekkäisiä yrityksiä.

Minulle tärkeä käytännön vinkki on tehdä ensimmäinen yhdistäminen rauhassa silloin, kun tulostinta ei tarvita kiireellä. Näin mahdolliset verkko- tai kirjautumisvaiheet eivät tule vastaan juuri ennen kokousta tai koulutehtävän palautusta. Kun yhteys on jo kunnossa, myöhempi käyttö tuntuu huomattavasti suoraviivaisemmalta. Samalla voi kokeilla yhtä pientä tulostusta ja yhtä skannausta, jotta tietää, mistä valinnat löytyvät ennen tärkeämpää tehtävää.

Firmware-päivityksen mainitseminen on olennainen osa kokemusta, mutta pitäisin päivityksiä silti omana huoltotoimenaan enkä kiireellisen tulostuksen sivutehtävänä. Päivitys voi olla hyödyllinen, mutta jos olen juuri lähdössä ovesta tai tarvitsen paperin heti, en aloittaisi laitehuoltoa samalla hetkellä. Minusta hyvä työnkulku on erottaa käyttöönotto ja ylläpito varsinaisesta tulostamisesta: silloin ongelmanratkaisu ei sekoitu arkiseen tehtävään.

Asiakirjojen sieppaus ja järjestäminen

HP Smart tarjoaa useita hyödyllisiä ominaisuuksia. Ensinnäkin, skannaustoiminto on todella kätevä. Voit skannata asiakirjoja suoraan puhelimestasi ja muokata niitä ennen tallentamista tai jakamista. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun sinun täytyy lähettää jotain kiireellisesti sähköpostitse.

Puhelimella skannaaminen on parhaimmillaan silloin, kun paperi on yksittäinen, tasainen ja helposti kuvattava: esimerkiksi allekirjoitettu lupa, kuitti tai täytetty lomake. Jos asiakirjoja on paljon, ne ovat kaksipuolisia tai niiden pitää olla erityisen yhdenmukaisia, erillinen skanneri voi olla mukavampi ratkaisu. Tässä on tärkeä kompromissi: puhelin kulkee mukana ja vähentää tarvetta etsiä muuta laitetta, mutta skannauksen laatu riippuu myös siitä, miten huolellisesti paperin asettaa, rajaa ja tarkistaa.

Teen itse mieluummin niin, että nimeän tallennettavan tiedoston heti kuvaavasti, jos käyttämä tallennuspaikka sen mahdollistaa. Nimi kuten “lomake” ei auta kuukauden päästä, kun taas asiakirjan tarkoitus ja päivämäärä tekevät sen löytämisestä helpompaa. Myös ennen jakamista kannattaa avata tallennettu tiedosto ja varmistaa, että kaikki sivut näkyvät ja teksti on luettavissa. Sovelluksen kätevyys lyhentää työvaiheita, mutta se ei voi tietää, onko väärä sivu jäänyt pois tai onko vastaanottaja oikea.

Tähän liittyy yksi vähemmän ilmeinen käyttövinkki: käsittele skannausta pienenä arkistointitehtävänä, älä vain kameran painalluksena. Päätä jo ennen kuvaamista, onko paperi tarpeen säilyttää, mihin digitaalinen kopio kuuluu ja kenelle se lähtee. Kun nämä valinnat tekee samalla kertaa, puhelimeen ei kerry nimettömiä tiedostoja, joita pitää myöhemmin selata läpi. Jos asiakirja sisältää henkilökohtaisia tietoja, tarkistan erityisen huolellisesti sekä tiedoston että jakamisen kohteen ennen lähettämistä.

Tulostuksessa hyödyttää vastaava ennakkotarkistus. Luettuani asiakirjan puhelimessa katson vielä, että kyseessä on lopullinen versio eikä luonnos, ja mietin, tarvitaanko paperia yhdelle henkilölle vai useammalle. Jos tulostan esimerkiksi kokousmuistiinpanoja, voin ensin lähettää yhden kappaleen ja tarkistaa tuloksen ennen suurempaa tulostusta. Tämä säästää paperia ja mustetta, ja samalla huomaan ajoissa, jos asettelu näyttää väärältä. Pienissä tehtävissä tällainen tarkistus saattaa tuntua ylimääräiseltä, mutta se maksaa itsensä takaisin, kun tulostus ei mene hukkaan.

Kun asiakirjoja tulee eri lähteistä, paras tapa pitää kokonaisuus hallinnassa on välttää sitä, että jokainen sovelluksen kautta kulkenut tiedosto jää vain viimeksi käytettyyn paikkaan. Tallenna tärkeät kopiot siihen kansioon, josta niitä muutenkin etsisit, ja poista tarpeettomat väliversiot oman laitteesi käytäntöjen mukaan. HP Smart voi yhdistää skannauksen ja tulostuksen samaan päivään, mutta oma järjestys ratkaisee, jääkö siitä syntyvä aineisto löydettäväksi.

Toistuva rutiini ja musteen seuranta

Toinen hieno ominaisuus on, että voit seurata tulostimen mustetasoa suoraan sovelluksesta. Näin ei tule enää yllätyksiä, kun muste loppuu juuri silloin, kun tarvitset sitä eniten. Sovellus antaa myös mahdollisuuden tilata mustekasetteja suoraan kotiovellesi.

Mustetason seuraaminen on hyödyllisintä, jos sitä käyttää ennakoivana muistutuksena eikä takeena siitä, että tulostin on aina valmis. Kun tiedän, että tulevalla viikolla on useita tulostettavia asiakirjoja, voin vilkaista tason etukäteen ja tehdä tarvittavat päätökset ilman viime hetken paniikkia. Jos tulostan harvoin, en välttämättä tarkista näkymää jatkuvasti; vilkaisu ennen tärkeää paperityötä riittää paremmin kuin sovelluksen avaaminen tavan vuoksi.

Kasetin tilaaminen sovelluksen kautta voi vähentää erillisiä vaiheita, mutta se ei ole kaikille paras ostotapa. Jos haluan vertailla vaihtoehtoja, tarkistaa saatavuuden tai hoitaa hankinnat muun ostoslistan mukana, tavallinen jälleenmyyjä voi sopia paremmin. Minusta olennaista on, ettei tilausmahdollisuutta sekoita pakkoon: sen arvo riippuu omasta ostotavasta ja siitä, haluaako hoitaa tarvikkeet suoraan samassa tulostusympäristössä. Käyttäjän kannattaa myös huomioida, että sovelluksen maksuttomuus ei tarkoita, että tulostimen muste tai paperi olisi maksutonta.

Toistuvaan käyttöön sopii pieni viikkorutiini. Voin esimerkiksi tarkistaa, onko tulostettavia koulupapereita, kuitteja tai täytettyjä lomakkeita, tehdä tarpeelliset skannaukset ja katsoa mustetason samalla kertaa. Näin tulostimen tila ei tule mieleen vasta silloin, kun tehtävä on jo kesken. Rutiini on erityisen kätevä perheessä, jossa useampi ihminen tarvitsee tulostinta eri tarkoituksiin, mutta sen ei tarvitse muuttua monimutkaiseksi huoltokalenteriksi.

Perheen tai pienen työpisteen yhteiskäytössä kannattaa sopia myös yksinkertaisista pelisäännöistä: minne tärkeät skannaukset tallennetaan, kuka tarkistaa kasetit ja miten toimitaan, jos tulostin ei näy puhelimessa. Tällä on enemmän merkitystä kuin miltä ensin kuulostaa, sillä yhden ihmisen puhelimeen jäänyt asiakirja ei auta muita. Sovellus helpottaa yhteyttä laitteeseen, mutta yhteinen tapa nimetä ja säilyttää tiedostoja tekee työnkulusta kestävän.

Käyttökokemus

Käytön sujuvuus on ollut positiivinen. Sovellus ei ole koskaan kaatunut, ja se on erittäin intuitiivinen käyttää. Pidän siitä, kuinka visuaalisesti miellyttävä käyttöliittymä on, mikä tekee navigoinnista helppoa. Olen myös iloinen siitä, että sovellus on saatavilla sekä Androidille että iOS:lle, joten riippumatta siitä, minkä laitteen omistat, voit hyötyä sen tarjoamista eduista.

Minulle sovelluksen paras puoli ei ole näyttävyys vaan se, että tulostus ja skannaus pysyvät lähellä niitä tiedostoja, joita käsittelen jo puhelimessa. HP:n tulostimeen tottunut käyttäjä saa siitä luontevan ohjauspisteen. Jos käytän sen sijaan useiden valmistajien tulostimia, yleiskäyttöinen mobiilitulostusratkaisu tai tietokoneen oma tulostusjärjestelmä voi olla järkevämpi, sillä yhden valmistajan sovellus ei välttämättä muodosta kätevintä yhteistä näkymää koko laitekantaan.

Vertailu vaihtoehtoihin riippuu siitä, mitä haluan tehdä. Puhelimen oma jakamis- tai tulostusvalikko voi riittää silloin, kun tulostan yksittäisen tiedoston enkä tarvitse tulostimen tilan tarkastelua tai skannausta samassa työnkulussa. Tietokone taas on usein mukavampi pitkien asiakirjojen viimeistelyyn ja tarkkaan asetteluun. HP Smart on vahvimmillaan näiden välissä: se tuo arkisen tulostimenhallinnan mobiiliin, mutta ei tee puhelimesta täysimittaista työasemaa.

Jos käyttöliittymä tuntuu joskus hitaalta tai yhteys ei ole heti selvä, en tekisi ensimmäiseksi päätelmää, että koko sovellus on epäluotettava. Tarkistan ensin tulostimen tilan, verkon ja sen, että valittu tiedosto on käytettävissä. Kun ongelma toistuu, on järkevää erottaa, johtuuko se sovelluksen valinnasta, tulostimesta vai puhelimen yhteydestä. Tämä rajaus säästää aikaa verrattuna siihen, että asentaa kaiken uudelleen tai yrittää samaa toimintoa toistuvasti muuttamatta mitään.

Missä työnkulku voi tökkiä

HP Smartin hyöty riippuu siitä, että käytössä on yhteensopiva HP-tulostin ja että laitteiden välinen yhteys toimii. Se ei siis ratkaise tilannetta, jossa tulostin on rikki, paperi jumissa tai verkkoyhteys poikki. Jos tulostin ei löydy, sovellus ei voi taikoa sitä näkyviin; silloin kannattaa tarkistaa ensin laitteen virta ja verkkoyhteys sekä edetä rauhassa sovelluksen opastuksen mukaan. Tulostimen oma ilmoitus tai käsin tehtävä tarkistus voi joskus kertoa ongelmasta selvemmin kuin puhelimen näkymä.

Toinen mahdollinen kitkakohta on se, että mobiilikäyttö tuo työvaiheet pienelle näytölle. Pitkän tekstin muotoilua, monimutkaista sivuasettelua tai useiden tiedostojen järjestelyä en mielelläni tekisi puhelimella. Tässä kohtaa tietokone on parempi työkalu, ja HP Smart kannattaa jättää viimeiseen vaiheeseen, jossa valmis asiakirja lähetetään tulostimelle. Sovelluksen ei tarvitse korvata muita työkaluja ollakseen hyödyllinen.

Myös paperin ja musteen kulutus jää käyttäjän vastuulle. Sovellus voi auttaa huomaamaan mustetason ja lähettämään työn tulostimeen, mutta se ei ratkaise sitä, onko jokainen sivu todella tarpeellinen. Luonnokset voi tarkistaa näytöltä, ja jos paperikappale tarvitaan, on hyvä varmistaa ennen tulostusta, ettei mukana ole ylimääräisiä sivuja. Tämä on pieni käytännön tapa tehdä tulostamisesta harkitumpaa eikä vain nopeampaa.

Jos kodissa käytetään eri valmistajien laitteita, HP Smartin rinnalle saattaa jäädä muita sovelluksia tai järjestelmän omia tulostustapoja. Se ei välttämättä ole ongelma, jos HP-tulostin hoitaa selvästi omat tehtävänsä. Jos taas tavoite on ohjata kaikkia tulostimia yhdestä paikasta, yhden valmistajan sovellukseen nojaaminen voi tuntua rajoittavalta. Samoin käyttäjä, joka tulostaa vain harvoin eikä skannaa puhelimella, voi selvitä käyttöjärjestelmän omilla perustoiminnoilla ilman erillistä sovellusta.

Yksityisyys ja huolellisuus ovat osa hyvää työnkulkua riippumatta siitä, mitä sovellusta käyttää. En lähettäisi arkaluonteista tiedostoa tarkistamatta ensin vastaanottajaa, enkä jättäisi tärkeää skannausta nimeämättömäksi puhelimen satunnaiseen kansioon. Näissä tilanteissa sovelluksen helppous ei saa kiirehtiä päätöksiä. Jos asiakirjan käsittelyyn liittyy organisaation omia sääntöjä, noudattaisin niitä ennen henkilökohtaista tapaa tallentaa tai jakaa tiedostoja.

Kenelle HP Smart sopii – ja kenelle ei

Olitpa sitten opiskelija, joka tulostaa esseitä, tai yrittäjä, joka tarvitsee asiakirjoja nopeasti, HP Smart on loistava työkalu. Se tekee tulostamisesta ja skannaamisesta helppoa ja kätevää. Myös perheet voivat hyötyä siitä, kun on tarve tulostaa koulutehtäviä tai muita asiakirjoja.

Opiskelijalle sovellus voi olla kätevä erityisesti silloin, kun tehtävä tai palautettava lomake on jo puhelimessa ja tulostus pitää hoitaa ilman tiedoston siirtämistä tietokoneelle. Pienyrittäjä voi puolestaan arvostaa mahdollisuutta skannata paperi ja jatkaa sen käsittelyä digitaalisesti. Perheessä hyöty näkyy käytännön pikkuasioissa, kuten koulun tiedotteen tulostamisessa tai allekirjoitetun paperin tallentamisessa. Kaikissa näissä tilanteissa sovellus vähentää siirtymiä, vaikka se ei korvaa huolellista tarkistamista.

Yksi realistinen esimerkki on aamun lähtötilanne: lapsen koululomake pitää tulostaa, allekirjoittaa ja palauttaa. Voin avata tiedoston puhelimella, lähettää sen HP-tulostimelle, tarkistaa paperiversion ja allekirjoittaa sen. Jos lomake on tarkoitus säilyttää tai toimittaa digitaalisena, voin sen jälkeen skannata allekirjoitetun paperin ja jakaa kopion. Tässä työnkulussa sovellus auttaa pitämään vaiheet samassa mobiilissa työskentelyssä, mutta lopputuloksen tarkistus ja oikeaan paikkaan tallentaminen jäävät minulle.

Sen sijaan paljon tulostava toimisto, joka tarvitsee keskitettyä laitehallintaa tai monimutkaisia työnkulkuja, ei välttämättä saa kaikkea tarvitsemaansa puhelinsovelluksesta. Samoin käyttäjä, jolla ei ole HP-tulostinta, ei saa sovelluksen keskeisimmästä tarkoituksesta hyötyä. Jos oma työ koostuu lähinnä asiakirjojen muokkauksesta, tietokoneen tekstinkäsittely- ja PDF-työkalut ovat parempi lähtökohta; HP Smart astuu kuvaan, kun valmis aineisto pitää viedä HP-tulostimelle tai paperilta takaisin digitaaliseen muotoon.

Android- ja iOS-käyttäjille sovellus tarjoaa saman perusidean mobiilista tulostimen käytöstä, joten sen voi ottaa osaksi arkea eri puhelimilla. Sovellus on tarkoitettu PEGI 3 -ikäluokalle, mutta lasten ei silti kannata antaa käsitellä tärkeitä asiakirjoja tai tehdä hankintoja ilman aikuisen ohjausta. Perhekäytössä on parempi sopia, kuka vastaa kaseteista ja minne skannatut paperit tallennetaan, kuin olettaa, että sovellus järjestää yhteisen käytön automaattisesti.

Kokonaisuus osana kestävää tuottavuusrutiinia

HP Smart on vahvimmillaan, kun se kuuluu selkeään rutiiniin eikä sitä avata vain paniikissa, kun tulostin ei toimi. Pidän tiedostot järjestyksessä, tarkistan tärkeän tulosteen ennen suurempaa erää ja käsittelen skannauksen samalla kertaa nimeämisen ja tallennuspaikan kanssa. Näin sovellus auttaa vähentämään turhia askelia sen sijaan, että se lisäisi uuden paikan, johon asiakirjat katoavat.

Jos mietit, onko se oikea valinta, kysy itseltäsi kaksi asiaa: käytätkö HP-tulostinta ja hoidatko tulostukseen tai skannaukseen liittyviä tehtäviä usein puhelimella? Jos vastaus molempiin on kyllä, sovelluksen asentaminen on luonteva kokeilu. Jos taas tulostaminen on harvinaista, käytössä on muun merkkisiä laitteita tai tarvitset paljon työpöytätason muokkausta, puhelimen omat työkalut ja tietokoneen ohjelmat voivat olla riittäviä tai jopa parempia.

Lopuksi, HP Smart on sovellus, joka on ehdottomasti ansainnut paikkansa puhelimessani. Se on helppokäyttöinen, monipuolinen ja tekee arjestani hitusen helpompaa. Jos etsit luotettavaa tapaa hallita tulostustarpeitasi, suosittelen lämpimästi kokeilemaan tätä sovellusta. Ja hei, kuka ei haluaisi pientä teknologista apuria taskuunsa?